Hướng dẫn làm thủ tục đề nghị hoàn thuế thu nhập cá nhân đã nộp thừa năm 2021

1. Thời điểm được hoàn thuế TNCN:

Khi có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp theo quyết toán thuế.

Trong đó:

• Số tiền thuể phải nộp được xác định trên tờ khai quyết toán thuế TNCN
• Số tiền thuế đã nộp được xác định trên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (đối với doanh nghiệp) hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN (đối với cá nhân)

Cụ thể:

* Cách xác định số thuế TNCN nộp thừa được hoàn theo tờ khai quyết toán thuế TNCN:

Vì thuế TNCN là loại thuế phải quyết toán thuế nên người nộp thuế chỉ được xác định số thuế nộp thừa khi có số thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp theo quyết toán thuế.

– Doanh nghiệp được làm thủ tục hoàn thuế khi: Có số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 46 – Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa trên tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN.

– Cá nhân được làm thủ tục hoàn thuế khi: Có số tiền phát sinh tại chỉ tiêu số 45 – Tổng số thuế TNCN đã nộp thừa trong kỳ trên tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN.

* Cách tính số tiền thuế TNCN nộp thừa được hoàn:

Muốn biết năm nay các bạn đã nộp thuế TNCN thừa hay thiếu thì các bạn bắt buộc phải làm quyết toán

(Cá nhân có thể quyết toán bằng 1 trong 2 hình thức: Tự làm quyết toán trực tiếp với CQT hoặc Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập (nếu đủ điều kiện)

Ta có công thức:

Số thuế TNCN nộp thừa = (1) Số thuế TNCN đã nộp – (2) Số thuế TNCN phải nộp theo QTT

(Nếu kết quả công thức này ra dương thì đó là số tiền nộp thừa; ngược lại ra âm là nộp thiếu tiền thuế)

Mà: (1) Số tiền thuế đã nộp được xác định trên giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (đối với doanh nghiệp hoặc cá nhân đã nộp vào ngân sách nhà nước theo mã số thuế của cá nhân người nộp thuế.) hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN (đối với cá nhân)

Muốn xác định được “(2) Số thuế TNCN phải nộp theo QTT” thì các bạn phải thực hiện làm QTT:

Công thức tính QTT TNCN năm như sau:

Thu nhập chịu thuế: là tổng thu nhập từ tiền lương tiền công mà cá nhân thực nhận từ 01/01 đến 31/12 của năm quyết toán

Thu nhập chịu thuế của cả năm = Tổng thu nhập đã nhận được trong năm – Các khoản được xác định là miễn thuế trong năm.

Các khoản giảm trừ: gồm có: giảm trừ gia cảnh (bản thân + người phụ thuộc) + Các khoản bảo hiểm bắt buộc + Các khoản đóng góp từ thiện; khuyến học; nhân đạo…

2. Điều kiện được hoàn thuế TNCN

Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân chỉ áp dụng đối với những cá nhân đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.

• Đối với cá nhân đã uỷ quyền quyết toán thuế cho tổ chức; cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức; cá nhân trả thu nhập.
• Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì được hoàn thuế; hoặc bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.

3. Thủ tục hoàn thuế TNCN:

3.1. Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế (tự làm hồ sơ hoàn thuế; không thông qua cơ quan chi trả thu nhập do không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán hoặc không làm giấy ủy quyền quyết toán).

Cá nhân không phải nộp hồ sơ hoàn thuế

Mà chỉ cần làm tờ khai quyết toán thuế TNCN ghi số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau” tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế.

Khi làm tờ khai cần lưu ý:

– Đối với hồ sơ hoàn thuế đề nghị ghi chính xác số tài khoản ngân hàng; tên ngân hàng – chi nhánh.

– Khi kê khai quyết toán thuế các cá nhân điền đầy đủ các thông tin sau: địa chỉ chính xác để liên hệ; số điện thoại; email; họ tên và tên của vợ hoặc chồng; mã số thuế của vợ hoặc chồng hoặc số chứng minh thư. (để cơ quan thuế có thể thông tin; liên lạc với nếu hồ sơ khai thuế cần bổ sung; hoàn thiện.)

– Chỉ tiêu số [37] – Đã khấu trừ – tại mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo- Thông tư số 92/2015/TT-BTC ghi số thuế TCTTN đã khấu trừ (có kèm chứng từ khấu trừ thuế TNCN).

– Chỉ tiêu số [38] – Đã tạm nộp- tại mẫu 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ghi số thuế TNCN mà cá nhân đã nộp vào ngân sách nhà nước theo mã số thuế của cá nhân người nộp thuế.

* Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế – Mẫu 02/QTT-TNCN có thông tin hoàn thuế TNCN:

→ Hồ sơ QTT và các giấy tờ hoàn thuế:

– Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC.

– Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

– Bản chụp các chúng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ; đã tạm nộp trong năm; số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Cá nhân cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên bản chụp đó. Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Trường hợp; theo quy định của luật pháp nước ngoài; cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp; người nộp thuế có thể nộp bản chụp Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc bản chụp chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế.

– Bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện; quỹ nhân đạo; quỹ khuyến học trong năm tính thuế (nếu có).

– Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc tế; Đại sứ quán; Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị; tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.

→ Nơi nộp:

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo hướng dẫn cụ thể tại Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Trường hợp cá nhân khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN tại trang web https://canhan.gdt.gov.vn thì hệ thống có chức năng hỗ trợ xác định cơ quan thuế quyết toán dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm do cá nhân kê khai.

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân được xác định cụ thể như sau:

– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương; tiền công tại một nơi và thuộc diện tự khai thuế trong năm thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm theo quy định tại điểm a Khoản 8 Điều 11 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP. Trường hợp cá nhân có thu nhập tiền lương; tiền công tại hai nơi trở lên bao gồm cả trường hợp vừa có thu nhập thuộc diện khai trực tiếp; vừa có thu nhập do tổ chức chi trả đã khấu trừ thì cá nhân nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi có nguồn thu nhập lớn nhất trong năm. Trường hợp không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất trong năm thì cá nhân tự lựa chọn nơi nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức chi trả hoặc nơi cá nhân cư trú.

– Cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương; tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế như sau:

• Cá nhân đã tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại tổ chức; cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức; cá nhân trả thu nhập đó. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức; cá nhân trả thu nhập cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý tổ chức; cá nhân trả thu nhập cuối cùng. Trường hợp cá nhân có thay đổi nơi làm việc và tại tổ chức; cá nhân trả thu nhập cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú. Trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân ở bất cứ tổ chức; cá nhân trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
• Trường hợp cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động; hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng; hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ có thu nhập tại một nơi hoặc nhiều nơi đã khấu trừ 10% thì nộp hồ sơ khai quyết toán thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
• Cá nhân cư trú trong năm có thu nhập từ tiền lương; tiền công tại một nơi hoặc nhiều nơi nhưng tại thời điểm quyết toán không làm việc tại tổ chức; cá nhân trả thu nhập nào thì nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế là cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.

* Thời gian (thời hạn) làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Căn cứ Quy định tại điểm a; điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 của Quốc hội quy định thời hạn khai; nộp hồ sơ Quyết toán thuế TNCN như sau:

– Đối với tổ chức trả thu nhập:

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 03 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

– Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế:

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 04 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. Trường hợp thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp cá nhân có phát sinh hoàn thuế TNCN nhưng chậm nộp tờ khai quyết toán thuế theo quy định thì không áp dụng phạt đối với vi phạm hành chính khai quyết toán thuế quá thời hạn.

3.2. Doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế cho các cá nhân ủy quyền:

Hoàn thuế đối với tổ chức; cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho các cá nhân có uỷ quyền quyết toán thuế.

Trường hợp tổ chức; cá nhân trả thu nhập sau khi bù trừ số thuế nộp thừa; nộp thiếu của các cá nhân mà có số thuế nộp thừa; nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì tổ chức; cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ hoàn thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

– Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo mẫu số 01/ĐNHT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

– Bản chụp chứng từ; biên lai nộp thuế thu nhập cá nhân và người đại diện hợp pháp của tổ chức; cá nhân trả thu nhập ký cam kết chịu trách nhiệm tại bản chụp đó.

→ Nơi nộp hồ sơ: Nộp cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý

* Mẫu số 01/ĐNHT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC.

4. Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN

Thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN; từ 6 đến 40 ngày tùy theo thuộc diện hoàn thuế trước; kiểm tra sau hay thuộc diện kiểm tra trước; hoàn thuế sau